Duże firmy, które pracują na dużej ilości dokumentów naraz, mają często problem z długimi ścieżkami roboczymi oraz chaosem związanym z edytowaniem pliku przez wiele osób naraz. Powstaje również poważny problem archiwizacji tych wszystkich dokumentów.
Rozwiązaniem tego typu problemów jest system zarządzania dokumentami. Na rynku istnieją programy umożliwiające sprawne zarządzanie dokumentami w dużych i średnich przedsiębiorstwach. Jakie są zalety takich programów?
Cyfrowe zarządzanie dokumentami: kontrola ewidencji pliku.
Kontrola ewidencji pliku sprawdza się w przypadku nieustannego pilnowania przez system tego, kto może edytować plik i w jakim zakresie. Co ważne, nowoczesne programy regularnie wykonują kopie zapasowe plików, więc w każdym momencie istnieje możliwość powrotu do poprzedniej wersji.
Edycja plików jest możliwa przez kilka osób naraz, a dodatkowo każdy z uprawnionych może zostawiać adnotacje, czy też notatki, widoczne tylko dla niego lub dla wszystkich współpracowników. Daje to możliwość kompleksowej pracy z danymi.
Cyfrowe zarządzanie dokumentami: integracja z systemem operacyjnym.
Warto pamiętać o tym, aby system zarządzania dokumentami był kompatybilny z systemem operacyjnym używanym w danym przedsiębiorstwie. Większość przedsiębiorstw działa na systemie Windows, jednak coraz więcej przerzuca się na Linux lub MacOS . Czasami zdarzają się sytuacje, gdy w danym przedsiębiorstwie część osób pracuje na innym systemie operacyjnym niż reszta.
Na szczęście coraz więcej systemów do zarządzania dokumentami jest elastyczna pod względem dopasowania z systemem operacyjnym. Często firmy operują różnymi wersjami programów, które z łatwością można dostosować do specyfiki konkretnego przedsiębiorstwa.
Dodaj komentarz